Correo electrónico y privacidad en el trabajo

Advertencia: este tema tiene importantes implicaciones legales. Consulte con asesores cualificados para verificar la normativa y su aplicación.

El correo electrónico profesional es una herramienta de trabajo empresarial
que contiene una cantidad impresionante de información relacionada con el negocio.

Las empresas pueden hacer lo que quieran con el correo electrónico,
que es una herramienta de trabajo empresarial, pero ¿lo escriben y leen los empleados? ¿
Pueden leerlo? ¿Pueden hacer copias de seguridad? ¿Pueden archivarlo?

Resumen:

Direcciones de correo electrónico genéricas para el trabajo, sin restricciones

El buzón de correo electrónico del trabajo tiene un carácter ambivalente:
es una herramienta propiedad del empleador, pero utilizada por el empleado.

Debemos distinguir entre dos tipos diferentes de direcciones de correo electrónico empresariales:

  • Buzón de correo electrónico personal de la empresa, por ejemplo: nombre.apellido@nombreempresa.com
  • Buzón de correo genérico de la empresa, como información, soporte, ventas, marketing, facturación, etc.,
    es decir, todos aquellos que NO están relacionados con una sola persona.

Los buzones de correo genéricos de la empresa no presentan ningún problema;
la empresa los revisa, lee todos los mensajes y no tiene restricciones.

buzón de correo personal de la empresa, como por ejemplo los coches de empresa

Los buzones de correo personales, como por ejemplo nombre.apellido@nombreempresa.com,
pueden contener datos personales del empleado que el empleador debe proteger.

Si optamos por utilizar este tipo de buzón de correo,
como empleadores debemos saber qué estándares técnicos adoptar
y qué herramientas utilizar para poder procesar los datos adecuadamente.

El buzón de correo puede compararse con el coche de empresa;
se pone a disposición del empleado para su uso en las tareas laborales.

El empleador, por ejemplo, puede comprobar el kilometraje para verificar que el empleado
no haya hecho un uso indebido de esta herramienta de trabajo, utilizándola para fines personales.

Sin embargo, el empleador no puede controlar de forma sistemática y sin motivos específicos
lo que el empleado hace dentro del coche de empresa.

El buzón es el equivalente al coche de empresa, una herramienta de trabajo que pertenece a la empresa,
entregada al empleado para que la utilice en el trabajo, simplemente para llevar a cabo sus tareas.

Lo que el empleado envía y recibe, incluso durante el horario laboral, es como lo que ocurre
dentro de la cabina del coche de empresa y se equipara a la correspondencia privada.

volver arriba

leer solo bajo ciertas condiciones

La empresa no puede leer el contenido de los correos electrónicos;
no puede hacerlo de forma sistemática ni sin un motivo específico.
Incluso si existe una motivación concreta, solo puede hacerse bajo ciertas condiciones.

Hay tres intereses diferentes en juego, que deben equilibrarse:

  • el interés del empleador en acceder a este contenido
    por motivos organizativos/de producción, seguridad laboral u otros.

  • la expectativa legítima de los empleados
    que consideran este contenido como confidencial

  • La expectativa de terceros que escriben a esa empresa es
    que quizás no sepan que el contenido de su correspondencia NO es privado ni confidencial.
    (El aviso legal estándar al final de los correos electrónicos suele advertir que el contenido puede ser leído por otros).

informar al empleado

Se deberá informar al empleado, mediante comunicación escrita adecuada, de que los mensajes de correo electrónico
solo podrán utilizarse para fines relacionados con la relación laboral, por ejemplo, prohibiendo su uso personal.

El documento debe contener instrucciones sobre cómo utilizar las herramientas de la empresa,
incluido el correo electrónico, e informar que, en cumplimiento de las normas de privacidad:

  • Los mensajes de correo electrónico se archivarán para cumplir con la ley y proteger los activos de la empresa
  • La empresa puede, en algunos casos, realizar comprobaciones sobre el contenido del buzón de correo del empleado

Los controles masivos están prohibidos

Se prohíben los denominados “controles masivos”,
como la lectura sistemática del contenido del buzón de correo electrónico de un empleado.

Los límites al control del empleador se basan en tres principios fundamentales:

  • Una de ellas es la buena fe, que es la posibilidad de que el empleador realice una comprobación
    en el buzón de correo de la empresa del empleado solo si existe una razón bien fundada,
    por ejemplo, para la protección de los activos de la empresa que podrían verse comprometidos o puestos en riesgo por un virus;
    o en caso de sospecha de infidelidad del empleado, para realizar comprobaciones defensivas.

  • Los demás son la proporcionalidad en el control y la limitación en el tiempo y en el objeto de la investigación.

volver arriba

obligación de archivar los mensajes de correo electrónico

Las normas exigen que el empleador demuestre
haber adoptado medidas de seguridad adecuadas y eficaces
para proteger los datos de la empresa, como el archivo de correos electrónicos corporativos.

obligación de informar al empleado

Acceso a los datos por parte del empleador
si se realiza en ausencia de información detallada de la empresa:

  • Representa una violación muy grave

    que se puedan encontrar datos sensibles en el espacio personal del empleado,
    por ejemplo información sobre tendencias políticas, religiosas, sexuales o sindicales,
    que debe garantizarse al más alto nivel de confidencialidad.

  • Se trata de un delito penal

    y además existe el riesgo de que todos los datos obtenidos ilegalmente
    resulten inutilizables en cualquier proceso legal.

obligación de eliminar los mensajes de correo electrónico

La correspondencia comercial generalmente debe conservarse durante un máximo de diez años.
Esto permite preservar los activos de la empresa y defenderse en caso de litigio.

El almacenamiento y tratamiento de datos personales solo está permitido para un fin específico.
Si dicho fin deja de existir tras un cierto periodo de tiempo, por ejemplo, después de diez años, estos datos deberán eliminarse.

obligación de desactivar los buzones de correo

En caso de despido o renuncia del empleado,
el buzón de correo electrónico nombre.apellido deberá desactivarse en un breve plazo.

La empresa puede activar una respuesta automática que informe al remitente de que la cuenta ha sido desactivada,
invitándole a escribir a otra dirección de correo electrónico interna.

El archivo histórico de mensajes de la empresa de empleados despedidos
solo se puede conservar si se informó al empleado de que sus mensajes estaban siendo almacenados.

volver arriba