Cómo enviar y limitar correos electrónicos con copia oculta (CCO)

¿Cómo enviar y limitar correos electrónicos con copia oculta (CCO)?

“Cc” significa “Carbon Copy” (Copia al carbón) en el sentido (antiguo) de hacer una copia
en una máquina de escribir usando papel carbón.

El campo “CCO:” en los correos electrónicos (donde “CCO” significa “Copia Oculta”)
contiene las direcciones de los destinatarios del mensaje
cuyas direcciones no deben revelarse a otros destinatarios del mismo.
– IETF RFC 2822 “Formato de Mensaje de Internet”

La diferencia entre CCO y CC radica en la privacidad del destinatario.
Al usar la función CC, las direcciones de correo electrónico incluidas en el campo CC
son visibles para todos los destinatarios del correo.

Un destinatario con copia oculta (CCO) puede ver al destinatario directo (Para:), pero
no podrá saber quién más recibió una copia oculta del correo electrónico.

CCO (Copia Oculta) se considera un sistema de distribución masiva de correo electrónico fácil de usar.
A continuación, se presenta un breve análisis de las ventajas y desventajas de usar CCO.
Al final de la página, encontrará las conclusiones y algunas sugerencias.

VENTAJAS

Es fácil: cualquiera puede usarlo.

• Es una forma sencilla de contactar con varios destinatarios de correo electrónico
• Cualquier persona con un cliente de correo electrónico puede utilizarlo
• Cuando se utiliza correctamente, respeta la privacidad de los destinatarios al no revelar sus direcciones de correo electrónico

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CONTRAS

El correo electrónico es una puerta de salida sin verificación previa.
La opción CCO (copia oculta) aumenta su alcance a cientos o miles de contactos.

La copia oculta (CCO) debe considerarse una
herramienta de comunicación de alto riesgo y potencialmente peligrosa.

• Es un proceso propenso a errores, los riesgos son:
  • Agregar por error destinatarios CCO en el campo CC
    suele causar graves daños a la marca.
    Un nuevo mensaje de disculpa es la solución más común para esta situación.
    » Los nombres de todos los destinatarios se hacen públicos.
    » Uso no intencionado (y a veces intencional) de "responder a todos",
       lo que genera cadenas de correo electrónico incontroladas
    . » Alguien podría plantear un incidente de privacidad desde la perspectiva del RGPD
       si el asunto/cuerpo contiene "categorías especiales" de datos personales, identificando así
       a las personas que pertenecen a la misma categoría (es decir, enfermedad, orientación o creencias).
  • agregar por error a alguien como destinatario principal (visible)
  • Olvidaste agregar a alguien o agregaste a alguien que no debería recibir el mensaje
    
    
• Existe una alta probabilidad de que se clasifique como spam
  • El problema es que la mayoría de los spammers envían mensajes usando CCO (Copia Oculta)
    y los servidores de correo de destino son cautelosos al aceptar mensajes CCO.
  • Si te envío un mensaje usando CCO,
    recibirás un correo electrónico que no está dirigido a ti,
    lo cual es un punto negativo a la hora de evaluar el mensaje como spam.
  • El mismo mensaje se enviará a "varias" direcciones de correo electrónico
    pertenecientes al mismo dominio a la vez, es fácil contarlas y bloquearlas.
    
    
• No hay control sobre las direcciones incorrectas
  • Puede haber direcciones de correo electrónico duplicadas o triplicadas para el mismo destinatario;
    esto afecta al envío a ese destinatario, incluso si una o más direcciones son correctas.
  • Las direcciones sintácticamente incorrectas se aceptan sin previo aviso,
    por ejemplo, si falta el símbolo @ o hay espacios.
    
    
• Sin personalización / Bajo impacto / Pocas o ninguna reacción
  • El mensaje será necesariamente estándar y “anónimo”;
    no es posible la comunicación individual, no hay ningún “Estimado/a Sr./Sra.”
  • Los destinatarios a los que hayas añadido una copia oculta (CCO) recibirán un mensaje dirigido a otra persona
    a la que probablemente no presten atención ni reaccionen.
    
    
• Es muy probable que haya problemas técnicos
  • Cualquier acción abusiva por parte de spammers o hackers puede afectar rápidamente a muchos destinatarios,
    comprometiendo la reputación del servidor SMTP (es decir, incluir el servidor en una lista negra).
  • El buzón del remitente podría estar saturado de correos rebotados (usuario desconocido, buzón lleno, etc.);
    su número puede variar entre el 5 % y el 20 % de los correos electrónicos que se han enviado.
  • El envío puede tener un impacto negativo en los sistemas de entrega de correo electrónico (servidores SMTP), por ejemplo:
    muchas respuestas de "inténtelo de nuevo más tarde", gran cantidad de mensajes en la cola de correo, fallo del sistema.
    
    

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CONCLUSIONES

1. Establece los límites

• Comprueba el número de destinatarios permitidos por tu proveedor de correo electrónico.
  Hazlo tú mismo para estar 100% seguro.
  
  RealSender comparte una lista de 300 direcciones @bogusemail.net para realizar pruebas;
  los mensajes llegarán a un servidor de correo "agujero negro":
  bogusemail-test.txt
  
  
• Limitar el número de destinatarios en un solo mensaje a un número pequeño, como 20,
  permitir más destinatarios, permite enviar fácilmente mensajes
  a miles de direcciones de correo electrónico, simplemente dividiéndolas en grupos pequeños.

2. Hazte profesional

• Permitir el envío masivo de correos electrónicos a través de diferentes canales únicamente
  
  
• Utilice una dirección de remitente diferente al enviar muchos mensajes,
  por ejemplo, otro subdominio, como @news.companyname.com.
  Solo las personas autorizadas tendrán acceso a él
  y lo manejarán con mayor cuidado.
  
  
• En oficinas estructuradas, donde muchas personas trabajan con correo electrónico,
  se utilizan aplicaciones específicas para enviar correos masivos.
  Los sistemas profesionales cuentan con un flujo de trabajo de aprobación
  y control paso a paso, y están diseñados para evitar errores.

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